Déménagement d'entreprise

Écrit par les experts Ooreka

En France, chaque année, 120 000 entreprises déménagent pour de nouveaux locaux.

Comme pour un déménagement de particulier, l'entreprise de déménagement peut intervenir à différents niveaux pour votre déménagement d'entreprise. Il existe plusieurs possibilités à différents tarifs, jusqu'aux solutions « clé en main » où le déménageur gère l'ensemble des préparatifs (vous pouvez quitter vos anciens locaux le vendredi soir et emménager dans vos nouveaux locaux, entièrement prêts, le lundi matin).

Un déménagement d'entreprise, comme pour un déménagement traditionnel, se prépare et s'organise longtemps à l'avance, afin d'éviter de gros désagréments voire une perte d'exploitation.

Comment réussir son déménagement d'entreprise ?

Tout d'abord, le déménagement d'une entreprise ne s'improvise pas car cela demande plusieurs mois de préparation selon la taille de l'entreprise, comptez :

Déménagement d'entreprise
  • 1 mois de préparation pour moins de 100 personnes ;
  • 2 mois de préparation jusqu'à 300 personnes ;
  • 6 mois de préparation au-delà de 300 personnes ;
  • 18 mois de préparation pour 1 000 salariés.

Il est aussi pertinent de privilégier la fin de l'année fiscale ou les vacances scolaires.

Préparer un cahier des charges

Un cahier des charges minutieux vous permet de planifier le déménagement. Le cahier des charges doit :

  • Détailler vos besoins et vos contraintes (organisation, inventaire, plan d'implantation dans les futurs locaux...).
  • Permettre ainsi une préparation précise et une parfaite synchronisation entre les intervenants.
  • Déterminer un calendrier des opérations.

Pour vous aider à réaliser votre cahier des charges, il existe une norme AFNOR NF X 50-815 (« Aide à l'élaboration du cahier des charges et des solutions techniques »). Il est aussi vivement recommandé de nommer un chef d'équipe et une équipe dédiée à l'organisation du déménagement.

Prévoir un planning de déménagement

Il est indispensable d'établir un planning de déménagement prévoyant :

  • un audit des locaux ;
  • les devis des différents prestataires ;
  • la coordination entre les différents services ;
  • la communication entre les salariés ;
  • les travaux à prévoir dans les nouveaux locaux, mais aussi ceux à réaliser dans les anciens locaux ;
  • les formalités administratives ;
  • l'étiquetage des affaires par salarié et/ou service à l'aide de code ;
  • la feuille de route pour chaque salarié ;
  • le déménagement le jour « j » ;
  • et le point essentiel, l'inventaire du parc informatique pour identifier la traçabilité de chaque utilisateur (transfert, sauvegarde des données, tests...).

Veiller au cadre juridique du transfert d'entreprise

Comme pour un déménagement de particulier, le transfert d'entreprise est soumis au régime du contrat de transport et une déclaration de valeur des biens doit être faite.

Il est aussi indispensable de prévenir le CE et le CHSCT du projet de déménagement. Ne pas le faire, serait considéré comme une faute. Les représentants du personnel doivent donc participer au projet de déménagement.

À noter : il faut également prévenir la préfecture pour l'immatriculation de la société et la modification du Kbis.

S'assurer auprès de l'entreprise de déménagement de services complémentaires

Les déménageurs professionnels proposent différents types de prestations. Il est donc indispensable de vérifier les options que comprend votre contrat et de les adapter en fonction de vos besoins :

  • gestion des stocks (matériel, mobilier, imprimés...) ;
  • garde-meubles ou archivages si nécessaire ;
  • déconnexion et reconnexion du matériel informatique ;
  • si besoin : respect de la confidentialité, véhicules protégés, manutention lourde (coffres-forts...), etc.

Le déménagement d'entreprise, c'est aussi

  • Le bon moment pour prévoir une réorganisation afin de repartir du bon pied : revoir l'implantation des bureaux, archiver ou détruire des documents, changement de mobilier...
  • Prévoir les différentes tensions susceptibles de surgir lors du déménagement : certains collaborateurs peuvent éprouver quelques craintes et/ou supportent difficilement le changement de leurs habitudes.

Particularités du déménagement d'entreprise

Mis à part le transfert de documents, de mobiliers et autres, différents paramètres importants sont aussi à prendre en compte, comme le déménagement du parc informatique et le déménagement des masses « lourdes et encombrantes ».

Déménagement du parc informatique

Il est une phase sensible lors du déménagement sachant que la société doit pouvoir effectuer :

  • la réalisation et les conditions de sauvegarde ;
  • les opérations de connexion et de reconnexion ;
  • l'emballage, le transport et le déballage du matériel en toute sécurité ;
  • les tests de contrôle.

Déménagement des masses dites « lourdes ou encombrantes »

Certaines machines à outils ou autres imposent des opérations d'élévation par grutage par exemple. De ce fait, la société de déménagement que vous aurez choisie doit mettre à votre disposition du personnel qualifié et expérimenté dans ces différents domaines.

L'emménagement dans les nouveaux locaux

Le personnel de la société de déménagement doit pouvoir :

  • réaménager et agencer vos nouveaux locaux ;
  • reconnecter le matériel informatique ;
  • effectuer la mise en route des différentes machines ;
  • proposer une assistance à l'utilisateur.

Déménagement entreprise : choisir un déménageur

Certaines entreprises de déménagement proposent leurs services aux entreprises, mais il existe également des déménageurs spécialisés en déménagement d'entreprise.

Il est impératif de ne prendre aucun risque lors du déménagement de votre entreprise. Pour le bon déroulement de son transfert de biens, il est donc plus judicieux de faire appel à une société de déménagement fiable, sérieuse et très expérimentée dans ce domaine.

L'entreprise de déménagement doit pouvoir :

  • vous conseiller sur les modalités d'exécution et l'organisation du déménagement ;
  • répondre à toutes vos questions ;
  • définir vos besoins ;
  • maîtriser la logistique pour un bon déroulement des opérations ;
  • réaliser le transfert de votre société dans les meilleures conditions possibles.

Si vous possédez beaucoup de mobilier et de nombreux postes informatiques, il est préférable de faire appel à un déménageur spécialisé. Demandez plusieurs devis et choisissez votre formule avant de vous engager.

Le contrat pour déménager une entreprise

Le contrat, signé entre la société de déménagement et vous-même, doit être complet, bien détaillé et mentionner toutes les prestations que vous aurez définies ensemble ainsi que le budget prévisionnel.

Le contrat doit intégrer :

Coût d'un déménagement d'entreprise

Le déménagement d'une entreprise est très onéreux, à titre indicatif, comptez environ 200 à 250 € par poste, voire 2 000 € par salarié en incluant le transfert du mobilier.

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