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Déménagement d'entreprise

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Planning déménagement

Planning déménagement

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Planning déménagement

Écrit par les experts Ooreka

Faites une check-list pour limiter le stress du déménagement !

Déménager une entreprise ne s'improvise pas : anticipation, organisation et planification sont les maîtres-mots, surtout quand il s'agit du déménagement informatique. C'est pourquoi il est important de réaliser un planning de déménagement.

Réaliser son planning déménagement

Déménagement planning

De nombreuses choses, plus ou moins urgentes, sont à prendre en compte lors de la planification de votre déménagement.

Le planning déménagement a pour objectif de définir les priorités, les contraintes, le nombre de personnes à transférer, les règles de sécurité des données mais aussi l'achat de nouveaux postes informatiques et/ou de mobilier afin de remplacer ceux qui sont obsolètes.

6 mois avant le déménagement :

  • Il est judicieux de faire un audit des nouveaux locaux (capacité en surface, prévision des travaux, la sécurité, la climatisation, les contraintes liées à l'informatique..). Certains aspects peuvent découler sur un surcoût.
  • Déposer le préavis dans les temps, sachant que pour des baux commerciaux de 9 ans, il faut le faire 6 mois avant le départ et à la fin d'une période triennale. Prenez le temps de lire votre contrat pour réduire les frais.
  • Constituer un cahier des charges : qui fait quoi ? Afin d'éviter les erreurs, les mauvaises surprises mais aussi prévoir les devis.

3 mois avant le jour « J » :

Organisation déménagement entreprise
  • Prévoir de contacter plusieurs entreprises spécialisées pour effectuer : les transferts informatique, administratif et autres, afin de faire réaliser des devis et faire jouer la concurrence.
  • Identifier les équipes dédiées au déménagement, et qui assureront le relais entre les salariés, les différents services et la direction.
  • Communiquer votre déménagement aux salariés pour éviter toute source de stress ou une mauvaise interprétation de chacun par : intranet, note interne, site Internet. N'omettez pas de prévenir les représentants du personnel (délégués syndicaux et CHSCT) car c'est obligatoire.
  • Anticiper les différents travaux dans les nouveaux locaux (cloison, câblage, prises électrique, téléphonique...). Il est préférable de les prévoir en amont et, avant que le personnel soit installé sur le nouveau site.

Un mois avant le déménagement :

  • les salariés préparent et étiquettent les cartons (code par service) pour une meilleure réception et répartition dans les nouveaux bureaux.
  • Trier, nettoyer, classer, archiver les affaires et les documents.
  • Réalisez un inventaire du parc informatique afin d'identifier chaque poste par rapport au salarié. Pensez à prévoir les sauvegardes des serveurs et baies de brassage, effectuer des tests.
  • Prévoir que chaque poste dispose des raccordements nécessaires : téléphonique, Internet, informatique afin d'être opérationnel le plus rapidement possible.
  • Se charger des formalités administratives : changement d'adresse (sécurité sociale, Urssaf, impôts, caisse de retraite, fournisseurs diverses, assureurs, clients....), mais aussi la préfecture pour l'immatriculation de la société, la modification du Kbis, les nouvelles cartes grise pour le parc des véhicules.
  • Commencer à effectuer les divers travaux de remise en état dans les locaux que l'on quitte.

Une semaine avant le déménagement :

  • Prévoir une feuille de route individuelle à chaque salarié (consignes, déroulement du déménagement).
  • Établir un plan des nouveaux locaux avec l'emplacement de chacun, mais aussi des panneaux d'affichage pour mieux s'y retrouver le « jour J », l'endroit où se situent : le restaurant d'entreprise, le parking, les transports en commun...

Jour « J » :

Tout est prêt pour le grand déménagement afin que le personnel retrouve toutes ses affaires (cartons, poste de travail, mobilier) dans les nouveaux locaux.

Il est préférable d'effectuer celui-ci le week-end ou de nuit selon l'importance de la société afin de perturber au minimum la productivité et le personnel de l'entreprise.

Prévoir une équipe dédiée aux petits problèmes à régler après le déménagement (cartons perdus, problème de raccordement téléphonique ou informatique...).

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